En octobre dernier, les étudiants de l'ISEG Group-Campus de Toulouse ont été sollicités pour organiser les Greens de l'espoir, compétitions de Golf au profit de l'association Vaincre la Mucoviscidose. Dès lors, deux équipes ont été formées et missionnées sur l'organisation de deux compétitions, une sur le golf de Téoula et une sur le Golf de Palmola.
Manon Sobraquès, étudiante en 2ème année de l'ISEG Business School, et représentante de l'équipe de Téoula, revient sur cet événement.
Bonjour Manon, vous avez organisé pendant des mois la compétition sur le golf de Téoula qui s'est déroulée le 24 avril dernier, pouvez-vous revenir sur l'organisation d'un tel événement ?
- Par quoi avez-vous commencé ?
Effectivement nous nous sommes occupées, avec 6 autres étudiantes de toutes
formations confondues, d'organiser un des Greens de l'espoir dans la région toulousaine. Le Green de l'espoir est une compétition de golf organisée pour venir en aide à l'association Vaincre la mucoviscidose. Cette association est présente au niveau national et plus de 150 compétitions sont organisées chaque année en France et en Belgique. L'association regroupe 5000 membres actifs et réguliers et 30 000 membres occasionnels lors des Virades de l'espoir et bien sur comme notre groupe qui organisent des Greens de l'espoir. Ce sont la plupart du temps des étudiants d'école de commerce et de formation Technique de Commercialisation.
Nous nous sommes tout d'abords divisées en pôle :
- le pôle commercial pour démarcher les entreprises
- le pôle communication pour tout ce qui était création d'affiches, mailing, dossier de presse ect...
Ces pôles ont évidemment évolué en fonction de notre avancée dans le temps et de nos besoins du moment. Par exemple quand toutes les entreprises ont été démarchées, il a fallu avoir un pôle pour les relations entreprises et un pôle pour l'organisation de la logistique... Nous avons donc appris à varier nos compétences et notre savoir-faire en fonction de nos objectifs.
Mais avant d'entreprendre toute démarche, en tant que responsable du groupe j'ai été invitée à me rendre à Paris, au siège de l'association Vaincre la Mucoviscidose, avec tous les responsables des groupes de Green de toute la France. On nous a beaucoup parlé de l'association, de ses objectifs et de la maladie en elle-même pour que l'on soit plus sensibilisés et que l'on comprenne mieux la cause pour laquelle on allait devenir bénévoles. Un dossier très important avec un grand nombre de supports nous ont été fournis afin de nous aider dons nos démarches et dans la définition de nos objectifs principaux.
- Quels sont les objectifs qui vous étaient fixés ?
Notre objectif principal était évidemment de récolter un maximum de fonds en faveur de l'association Vaincre la mucoviscidose. Pour cela nous avions 2 objectifs principaux :
- Trouver des partenaires en leur vendant un espace publicitaire sur le parcours du golf
- Faire participer un maximum de joueurs pour reverser un droit de jeu maximal
- Obtenir un grand nombre de dotations de prestige pour les gagnants de la compétition et une communication suffisante pour les partenaires
- Quelles étaient vos missions ?
Nos missions étaient donc multiples. Tout d'abord connaître l'association, ses objectifs et ses besoins et savoir déterminer nos objectifs cités précédemment.
==> Trouver des partenaires: pour cela notre cursus commercial a beaucoup été sollicité. Nous avions mis en place beaucoup d'outils commerciaux pour nous aider dans nos démarches, tels qu'une plaquette sur l'association et nos objectifs, un dossier de partenariats... Pour attirer les partenaires nous avons mis en place un fichier clients. Nous avons eu l'idée de faire des fiches d'inscription à remplir le jour même de la compétition par les joueurs et de transmettre leurs coordonnées s'ils le souhaitaient aux partenaires concernés. Pour constituer un fichier clients intéressant nous avons décidé d'étendre ce principe aux 4 Greens de la région toulousaine.
==> Récolter des fonds: pour mettre toutes les chances de notre côté et maximiser la récolte de fonds, nous avons, sur les conseils de l'association à Paris, créé une page de dons sur le site « Aiderdonner » qui s'appelle maintenant « Alvarum ». Tous les dons récoltés vont directement à l'association pour laquelle nous créons la page, c'est un site entièrement sécurisé qui nous a permis de récolter 1313€ de fonds supplémentaires.
==> Gérer l'événement: par la suite nous devions organiser l'événement le Green de l'espoir dans son intégralité. Après avoir récolter les fonds il a fallu mettre en place la journée. Nous avons imaginé et mis en place plusieurs animations telles qu'une animation « charcuterie & vin » au milieu du parcours de golf, une animation « Chocolat de Pâques » pour les enfants comme notre événement se déroulait le jour de Pâques, une tombola... Nous avons dû accueillir les joueurs et les partenaires, faire la remise des lots à la fin de la compétition et organiser en partie le buffet de fin de journée. Enfin nous avons dû veiller au bon déroulement de l'évènement.
- Comment avez-vous organisé votre travail ?
Nous avons organisé notre travail par étapes et par équipe. En effet, chaque pôle avait une mission pré-définie. Nous avions établi un rétroplanning et faisions de nombreuses réunions entre nous pour que chaque pôle soit au courant des avancées des autres et qu'il y ait une réelle cohérence au niveau du groupe. Nous faisions également de nombreux reportings à la responsable régionale de l'Association, aux responsables de notre partenaire majeur et à notre tuteur qui suivaient l'évolution de notre travail et nous guidaient en cas de doutes et d'incertitudes.
Avez-vous rencontré des difficultés ? Si oui, lesquelles ?
Évidemment que nous avons rencontré des difficultés ! Travailler en équipe n'a pas été spécialement difficile mais il a fallu s'organiser pour définir les rôles. En tant que responsable, j'ai dû apprendre à déléguer le travail, à faire confiance à mon équipe et à savoir trancher sans m'imposer. En effet, il faut un responsable pour faciliter les choses mais il ne faut pas oublier que tout le groupe est au même niveau et travaille pour le même but. Il faut savoir écouter toutes les idées et être objectif dans les choix à faire.
Cependant la plus grosse des difficultés était de trouver les partenaires. On a mis beaucoup de temps avant d'avoir le discours approprié et à s'adapter à la réalité des entreprises.
Je pense qu'en travaillant sur ce projet nous avons toutes compris qu'avoir un bon réseau était important. Il ne faut pas compter que sur ses connaissances pour organiser un projet dans sa globalité, mais pour démarrer, avoir un réseau professionnel est très important.
Quel bilan faites-vous de cette expérience ?
Cette expérience nous a été très bénéfique et nous a permis de mettre en pratique nos connaissances acquises en cours. En mélangeant les sections sur de tels projets on apprend que chacun est important et c'est comme si l'on gérait une mini-entreprise. Nous sommes ainsi passées de l'abstrait de la théorie à la concrétisation par la pratique sur le terrain.
L'organisation des Greens de l'espoir nous a permis de nous rendre compte de la réalité du monde professionnel et de nous confronter à plusieurs entités : l'association, les entreprises, le golf, l'ISEG et de savoir répondre aux attentes de chacun.
Je pense que nous avons su relever les défis et faire face aux nombreuses difficultés.
Pour ma part, organiser cet événement a sûrement réveillé en moi un intérêt pour l'évènementiel, surtout quand il s'agit d'aider une bonne cause. Gérer une équipe m'a conforté dans mon choix de faire partie des managers dans ma vie professionnelle. J'ai apprécié gérer un projet, proposer des idées, prendre des décisions et rebooster l'équipe dans les moments difficiles.
Quels sont les bénéfices que vous retirez de cette expérience ?
L'organisation de ce projet nous a permis de rencontrer beaucoup d'entreprises et
de professionnels grâce aux différents partenariats et plusieurs propositions nous ont été faites en terme de futur stage. Ce projet nous a donc permis de nous constituer un réseau et c'est je pense l'un des points les plus importants et les plus positifs, en plus du fait d'avoir aider l'association Vaincre la Mucoviscidose.
Comment s'est déroulée la journée du 24 avril ? Quels sont les bénéfices pour l'association Vaincre la Mucoviscidose ?
La journée du 24 avril, contrairement à ce que l'on craignait s'est parfaitement bien déroulée. En effet, le temps ne semblait pas être clément et le soleil a finalement fait son apparition au fur et à mesure de la journée. Le weekend de Pâques n'a pas était un frein, bien au contraire, nous n'avons eu que 5 désistements sur les inscriptions prévues et près de 110 joueurs ont participé à la compétition sur toute la journée.
Tous les partenaires présents ont été satisfaits et les joueurs très heureux des dotations offertes. La journée s'est joliment terminée sur un magnifique buffet offert par l'un de nos principaux partenaires ThalesAleniaSpace, en la présence de notre parrain, Florian Fritz, un joueur du Stade Toulousain.
En ce qui concerne les bénéfices pour l'association Vaincre la Mucoviscidose pour la compétition le Green de l'espoir au golf de Téoula, nous avons réussi à récolter grâce à la vente d'espaces publicitaires et à la page de dons, près de 5000€. De plus, les entrées pour la compétition et la vente de tickets pour la tombola nous ont permis de gonfler la cagnotte de pratiquement 2000€. Ce qui nous fait un total, tout frais déduits, de près de 7000€ récoltés en faveur de l'association Vaincre la Mucoviscidose.
Un message à faire passer ?
Le message que nous souhaitons faire passer c'est que de tels projets sont très bénéfiques pour les étudiants. On apprend à travailler en équipe et à organiser un événement dans son intégralité, un événement extérieur à notre environnement habituel avec une prise de risque important étant donné le milieu du golf dans lequel nous devions œuvrer, à mettre en application nos connaissances, à prendre confiance en nous et à se créer un réseau professionnel.
Organiser un évènement pour venir en aide à une association nous sensibilise d'autant plus. On se sent utile et cela nous donne l'envie à notre tour de faire parti d'une association pour mettre nos valeurs, notre volonté au profit d'une bonne cause. Ce qui est assez difficile à envisager quand on a pas été directement touché de près ou de loin par un quelconque événement qui nous pousse par la suite à se mobiliser.
Pour terminer, toutes les étudiantes de l'équipe, Rebecca Reeves, Océane Tobé, Lisa Ley, Elena Crépel, Julie Lagarrigue et Mylène de Paoli, et moi-même, souhaitons remercier toutes les personnes qui nous ont aidé tout au long de cette période à la réussite de cette journée :
L'association Vaincre la Mucoviscidose : Nadia Martinez, Philippe Briongos
Thales Alenia Space (section golf) : Nicolas d'Alessio, Patrick Michau
Le golf de Téoula : Eric Castel, Eric Zonta
L'ISEG Group-Campus de Toulouse : Thierry Cazedevals, Marie-Laure Mohedano, Julien Carraro
Merci Manon, félicitation pour votre travail et bravo à toutes!
Manon Sobraquès, étudiante en 2ème année de l'ISEG Business School, et représentante de l'équipe de Téoula, revient sur cet événement.
Bonjour Manon, vous avez organisé pendant des mois la compétition sur le golf de Téoula qui s'est déroulée le 24 avril dernier, pouvez-vous revenir sur l'organisation d'un tel événement ?
- Par quoi avez-vous commencé ?
Effectivement nous nous sommes occupées, avec 6 autres étudiantes de toutes
formations confondues, d'organiser un des Greens de l'espoir dans la région toulousaine. Le Green de l'espoir est une compétition de golf organisée pour venir en aide à l'association Vaincre la mucoviscidose. Cette association est présente au niveau national et plus de 150 compétitions sont organisées chaque année en France et en Belgique. L'association regroupe 5000 membres actifs et réguliers et 30 000 membres occasionnels lors des Virades de l'espoir et bien sur comme notre groupe qui organisent des Greens de l'espoir. Ce sont la plupart du temps des étudiants d'école de commerce et de formation Technique de Commercialisation. Nous nous sommes tout d'abords divisées en pôle :
- le pôle commercial pour démarcher les entreprises
- le pôle communication pour tout ce qui était création d'affiches, mailing, dossier de presse ect...
Ces pôles ont évidemment évolué en fonction de notre avancée dans le temps et de nos besoins du moment. Par exemple quand toutes les entreprises ont été démarchées, il a fallu avoir un pôle pour les relations entreprises et un pôle pour l'organisation de la logistique... Nous avons donc appris à varier nos compétences et notre savoir-faire en fonction de nos objectifs.
Mais avant d'entreprendre toute démarche, en tant que responsable du groupe j'ai été invitée à me rendre à Paris, au siège de l'association Vaincre la Mucoviscidose, avec tous les responsables des groupes de Green de toute la France. On nous a beaucoup parlé de l'association, de ses objectifs et de la maladie en elle-même pour que l'on soit plus sensibilisés et que l'on comprenne mieux la cause pour laquelle on allait devenir bénévoles. Un dossier très important avec un grand nombre de supports nous ont été fournis afin de nous aider dons nos démarches et dans la définition de nos objectifs principaux.
- Quels sont les objectifs qui vous étaient fixés ?
Notre objectif principal était évidemment de récolter un maximum de fonds en faveur de l'association Vaincre la mucoviscidose. Pour cela nous avions 2 objectifs principaux :
- Trouver des partenaires en leur vendant un espace publicitaire sur le parcours du golf
- Faire participer un maximum de joueurs pour reverser un droit de jeu maximal
- Obtenir un grand nombre de dotations de prestige pour les gagnants de la compétition et une communication suffisante pour les partenaires
- Quelles étaient vos missions ?
Nos missions étaient donc multiples. Tout d'abord connaître l'association, ses objectifs et ses besoins et savoir déterminer nos objectifs cités précédemment. ==> Trouver des partenaires: pour cela notre cursus commercial a beaucoup été sollicité. Nous avions mis en place beaucoup d'outils commerciaux pour nous aider dans nos démarches, tels qu'une plaquette sur l'association et nos objectifs, un dossier de partenariats... Pour attirer les partenaires nous avons mis en place un fichier clients. Nous avons eu l'idée de faire des fiches d'inscription à remplir le jour même de la compétition par les joueurs et de transmettre leurs coordonnées s'ils le souhaitaient aux partenaires concernés. Pour constituer un fichier clients intéressant nous avons décidé d'étendre ce principe aux 4 Greens de la région toulousaine.
==> Récolter des fonds: pour mettre toutes les chances de notre côté et maximiser la récolte de fonds, nous avons, sur les conseils de l'association à Paris, créé une page de dons sur le site « Aiderdonner » qui s'appelle maintenant « Alvarum ». Tous les dons récoltés vont directement à l'association pour laquelle nous créons la page, c'est un site entièrement sécurisé qui nous a permis de récolter 1313€ de fonds supplémentaires.
==> Gérer l'événement: par la suite nous devions organiser l'événement le Green de l'espoir dans son intégralité. Après avoir récolter les fonds il a fallu mettre en place la journée. Nous avons imaginé et mis en place plusieurs animations telles qu'une animation « charcuterie & vin » au milieu du parcours de golf, une animation « Chocolat de Pâques » pour les enfants comme notre événement se déroulait le jour de Pâques, une tombola... Nous avons dû accueillir les joueurs et les partenaires, faire la remise des lots à la fin de la compétition et organiser en partie le buffet de fin de journée. Enfin nous avons dû veiller au bon déroulement de l'évènement.
- Comment avez-vous organisé votre travail ?
Nous avons organisé notre travail par étapes et par équipe. En effet, chaque pôle avait une mission pré-définie. Nous avions établi un rétroplanning et faisions de nombreuses réunions entre nous pour que chaque pôle soit au courant des avancées des autres et qu'il y ait une réelle cohérence au niveau du groupe. Nous faisions également de nombreux reportings à la responsable régionale de l'Association, aux responsables de notre partenaire majeur et à notre tuteur qui suivaient l'évolution de notre travail et nous guidaient en cas de doutes et d'incertitudes.
Avez-vous rencontré des difficultés ? Si oui, lesquelles ?
Évidemment que nous avons rencontré des difficultés ! Travailler en équipe n'a pas été spécialement difficile mais il a fallu s'organiser pour définir les rôles. En tant que responsable, j'ai dû apprendre à déléguer le travail, à faire confiance à mon équipe et à savoir trancher sans m'imposer. En effet, il faut un responsable pour faciliter les choses mais il ne faut pas oublier que tout le groupe est au même niveau et travaille pour le même but. Il faut savoir écouter toutes les idées et être objectif dans les choix à faire.
Cependant la plus grosse des difficultés était de trouver les partenaires. On a mis beaucoup de temps avant d'avoir le discours approprié et à s'adapter à la réalité des entreprises.
Je pense qu'en travaillant sur ce projet nous avons toutes compris qu'avoir un bon réseau était important. Il ne faut pas compter que sur ses connaissances pour organiser un projet dans sa globalité, mais pour démarrer, avoir un réseau professionnel est très important.
Quel bilan faites-vous de cette expérience ? Cette expérience nous a été très bénéfique et nous a permis de mettre en pratique nos connaissances acquises en cours. En mélangeant les sections sur de tels projets on apprend que chacun est important et c'est comme si l'on gérait une mini-entreprise. Nous sommes ainsi passées de l'abstrait de la théorie à la concrétisation par la pratique sur le terrain.
L'organisation des Greens de l'espoir nous a permis de nous rendre compte de la réalité du monde professionnel et de nous confronter à plusieurs entités : l'association, les entreprises, le golf, l'ISEG et de savoir répondre aux attentes de chacun.
Je pense que nous avons su relever les défis et faire face aux nombreuses difficultés.
Pour ma part, organiser cet événement a sûrement réveillé en moi un intérêt pour l'évènementiel, surtout quand il s'agit d'aider une bonne cause. Gérer une équipe m'a conforté dans mon choix de faire partie des managers dans ma vie professionnelle. J'ai apprécié gérer un projet, proposer des idées, prendre des décisions et rebooster l'équipe dans les moments difficiles.
Quels sont les bénéfices que vous retirez de cette expérience ?
L'organisation de ce projet nous a permis de rencontrer beaucoup d'entreprises et
de professionnels grâce aux différents partenariats et plusieurs propositions nous ont été faites en terme de futur stage. Ce projet nous a donc permis de nous constituer un réseau et c'est je pense l'un des points les plus importants et les plus positifs, en plus du fait d'avoir aider l'association Vaincre la Mucoviscidose. Comment s'est déroulée la journée du 24 avril ? Quels sont les bénéfices pour l'association Vaincre la Mucoviscidose ?
La journée du 24 avril, contrairement à ce que l'on craignait s'est parfaitement bien déroulée. En effet, le temps ne semblait pas être clément et le soleil a finalement fait son apparition au fur et à mesure de la journée. Le weekend de Pâques n'a pas était un frein, bien au contraire, nous n'avons eu que 5 désistements sur les inscriptions prévues et près de 110 joueurs ont participé à la compétition sur toute la journée.
Tous les partenaires présents ont été satisfaits et les joueurs très heureux des dotations offertes. La journée s'est joliment terminée sur un magnifique buffet offert par l'un de nos principaux partenaires ThalesAleniaSpace, en la présence de notre parrain, Florian Fritz, un joueur du Stade Toulousain.
En ce qui concerne les bénéfices pour l'association Vaincre la Mucoviscidose pour la compétition le Green de l'espoir au golf de Téoula, nous avons réussi à récolter grâce à la vente d'espaces publicitaires et à la page de dons, près de 5000€. De plus, les entrées pour la compétition et la vente de tickets pour la tombola nous ont permis de gonfler la cagnotte de pratiquement 2000€. Ce qui nous fait un total, tout frais déduits, de près de 7000€ récoltés en faveur de l'association Vaincre la Mucoviscidose.
Un message à faire passer ?
Le message que nous souhaitons faire passer c'est que de tels projets sont très bénéfiques pour les étudiants. On apprend à travailler en équipe et à organiser un événement dans son intégralité, un événement extérieur à notre environnement habituel avec une prise de risque important étant donné le milieu du golf dans lequel nous devions œuvrer, à mettre en application nos connaissances, à prendre confiance en nous et à se créer un réseau professionnel.
Organiser un évènement pour venir en aide à une association nous sensibilise d'autant plus. On se sent utile et cela nous donne l'envie à notre tour de faire parti d'une association pour mettre nos valeurs, notre volonté au profit d'une bonne cause. Ce qui est assez difficile à envisager quand on a pas été directement touché de près ou de loin par un quelconque événement qui nous pousse par la suite à se mobiliser.
Pour terminer, toutes les étudiantes de l'équipe, Rebecca Reeves, Océane Tobé, Lisa Ley, Elena Crépel, Julie Lagarrigue et Mylène de Paoli, et moi-même, souhaitons remercier toutes les personnes qui nous ont aidé tout au long de cette période à la réussite de cette journée :
L'association Vaincre la Mucoviscidose : Nadia Martinez, Philippe Briongos
Thales Alenia Space (section golf) : Nicolas d'Alessio, Patrick Michau
Le golf de Téoula : Eric Castel, Eric Zonta
L'ISEG Group-Campus de Toulouse : Thierry Cazedevals, Marie-Laure Mohedano, Julien Carraro
Merci Manon, félicitation pour votre travail et bravo à toutes!
Bravoooo....
Nadia
Chargée de Mission
Vaincre la Mucoviscidose
Je suis fière de vous...
Je suis heureuse d'avoir travaillée avec vous
Bravo
Bon vent
Nadia ;-)